Recibir el certificado no es el final del camino. La certificación tiene una vigencia de tres años y el organismo certificador regresa cada año para comprobar que el sistema sigue funcionando. Muchas organizaciones bajan la guardia tras la primera auditoría y reaccionan recién un mes antes de la siguiente. Hay una forma mejor.
El ciclo de certificación
- Año 0: auditoría de certificación inicial.
- Año 1 y año 2: auditorías de seguimiento, más breves, sobre una muestra de procesos.
- Año 3: auditoría de recertificación, que revisa el sistema completo.
Un calendario anual de mantenimiento
Cada mes:
- Medición y análisis de indicadores.
- Seguimiento de acciones correctivas abiertas.
- Revisión de reclamos, incidentes o desviaciones.
Cada trimestre:
- Seguimiento de objetivos y programas.
- Revisión del cumplimiento del plan de capacitación.
- Inspecciones planificadas.
Cada año:
- Actualización del contexto, riesgos y matrices.
- Evaluación del cumplimiento legal.
- Evaluación de proveedores.
- Medición de la satisfacción del cliente.
- Auditoría interna.
- Revisión por la dirección.
- Simulacros de emergencia, si aplica.
Distribuya estas actividades a lo largo del año, con responsables. Así ninguna auditoría externa obliga a "ponerse al día".
Señales de que el sistema se está debilitando
- Indicadores sin actualizar desde hace meses.
- Acciones correctivas vencidas.
- Documentos que ya no reflejan cómo se trabaja.
- Personal nuevo que no recibió inducción en el sistema.
- La gerencia dejó de preguntar por los resultados.
Qué hacer con los hallazgos del certificador
Las no conformidades de la auditoría externa tienen plazos de respuesta. El organismo verificará en su siguiente visita que las acciones fueron eficaces; reincidir en el mismo hallazgo es una mala señal.
Gestionar los cambios
Informe al organismo certificador de los cambios relevantes: nuevas sedes, ampliación de actividades, cambios de razón social. Pueden requerir ajustar el alcance del certificado.
Hacer que el sistema aporte
La mejor defensa contra el abandono es que el sistema sea útil. Si los indicadores se usan para decidir, si las auditorías internas descubren ahorros y si las acciones correctivas evitan que los problemas vuelvan, nadie lo verá como una carga.
Un sistema bien mantenido no necesita "preparación para la auditoría". Cualquier día del año debería poder recibir al auditor.
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