Ningún proyecto de implementación serio empieza escribiendo procedimientos. Empieza por saber dónde está parada la organización. Eso es el diagnóstico inicial o análisis de brechas (gap analysis): comparar lo que la empresa hace hoy con lo que la norma exige.
Qué se revisa
El consultor recorre la norma requisito por requisito y busca evidencia de cumplimiento a través de tres fuentes:
- Documentos: políticas, procedimientos, formatos y registros existentes.
- Entrevistas: con la gerencia y con los responsables de cada proceso.
- Observación: cómo se ejecuta realmente el trabajo en planta, obra u oficina.
Cómo se califica cada requisito
Una escala simple es suficiente y evita discusiones:
- Cumple: la práctica existe, se aplica y hay evidencia.
- Cumple parcialmente: se hace, pero no siempre o no queda registro.
- No cumple: el requisito no está atendido.
- No aplica: con justificación (por ejemplo, una empresa sin diseño de productos).
Con esa calificación se obtiene un porcentaje de avance por capítulo, que muestra de un vistazo dónde está el mayor trabajo.
Qué debe contener el informe
- El alcance evaluado: sedes, procesos y norma de referencia.
- El nivel de cumplimiento por capítulo de la norma.
- La lista de brechas, ordenadas por criticidad.
- Un plan de trabajo con actividades, responsables y cronograma.
- Una estimación del tiempo total del proyecto.
Errores que le restan valor
Un diagnóstico hecho solo revisando documentos suele ser demasiado optimista: el papel dice una cosa y la operación otra. El error contrario es evaluar sin involucrar a los dueños de proceso, que luego no reconocen los hallazgos como propios.
El diagnóstico no es un examen que se aprueba o desaprueba. Es el mapa que permite presupuestar con realismo el tiempo y el esfuerzo de la implementación.
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