La calidad de lo que su empresa entrega depende, en buena parte, de lo que compra. Por eso ISO 9001 exige controlar los procesos, productos y servicios suministrados externamente, lo que incluye evaluar, seleccionar, hacer seguimiento y reevaluar a los proveedores.
No todos los proveedores se evalúan igual
El primer paso es clasificarlos según su impacto en el producto o servicio final:
- Críticos: lo que suministran afecta directamente la calidad. Materias primas, subcontratistas, transporte, calibración.
- No críticos: útiles de oficina, servicios generales.
La evaluación formal se concentra en los críticos. Evaluar con el mismo rigor al proveedor de café que al de acero es desperdiciar esfuerzo.
Selección: antes de comprar
Para incorporar un proveedor crítico, defina requisitos mínimos según el tipo de compra: experiencia comprobable, capacidad de entrega, documentos legales al día, certificaciones cuando correspondan y, de ser posible, una muestra o pedido de prueba.
Evaluación: después de comprar
Un modelo sencillo usa cuatro criterios puntuados de 1 a 5:
- Calidad (40%): conformidad de lo entregado.
- Plazo (30%): cumplimiento de las fechas pactadas.
- Servicio (20%): respuesta ante reclamos y consultas.
- Precio y condiciones (10%).
Con el puntaje ponderado se clasifica al proveedor: aprobado, aprobado con observaciones (se le pide un plan de mejora) o no aprobado.
Frecuencia
La reevaluación suele ser anual. Para proveedores con entregas muy frecuentes conviene llevar un registro continuo de incidencias y consolidarlo cada semestre.
Comunicar los requisitos
La norma también exige informar al proveedor qué se espera de él: especificaciones, criterios de aceptación y la forma en que será evaluado. Una orden de compra clara evita la mayoría de los problemas.
Qué registros conservar
- Lista de proveedores aprobados.
- Evaluaciones y reevaluaciones.
- Acciones tomadas ante un mal desempeño.
La evaluación no es un trámite para el auditor. Bien usada, es un argumento objetivo para negociar con un proveedor o para justificar su reemplazo.
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