Implementar ISO 9001 es un proyecto con principio y fin. Cuando se organiza por etapas, deja de ser abrumador y se convierte en una serie de tareas concretas. Esta es la ruta que seguimos en la mayoría de organizaciones.
1. Compromiso de la dirección y equipo del proyecto
La gerencia define por qué quiere el sistema y designa a un responsable interno. Sin ese respaldo, el proyecto se detiene ante la primera urgencia operativa.
2. Diagnóstico y alcance
Se realiza el análisis de brechas y se decide qué procesos, sedes y servicios quedan dentro del sistema.
3. Contexto, partes interesadas y riesgos
Se analizan los factores internos y externos que afectan a la empresa, se identifican las partes interesadas y sus requisitos, y se evalúan los riesgos y oportunidades.
4. Mapa de procesos, política y objetivos
Se dibuja cómo se relacionan los procesos, se redacta la política de calidad y se fijan objetivos medibles.
5. Documentación de los procesos
Se documenta solo lo necesario para que el trabajo sea consistente: procedimientos clave, instructivos y formatos de registro. ISO 9001 no exige un manual de calidad ni un número mínimo de procedimientos.
6. Puesta en marcha y capacitación
El personal empieza a trabajar con los nuevos procesos y a generar registros. Esta etapa requiere al menos dos o tres meses para acumular evidencia suficiente.
7. Auditoría interna y revisión por la dirección
Se verifica el cumplimiento, se corrigen las no conformidades y la gerencia revisa el desempeño del sistema.
Entregables que debe tener al final
- Alcance del sistema, política y objetivos de calidad.
- Mapa de procesos y fichas de proceso.
- Matriz de riesgos y oportunidades.
- Procedimientos y registros operando.
- Informe de auditoría interna y acta de revisión por la dirección.
La etapa que más se subestima es la sexta. Un sistema recién escrito no tiene historia; los auditores necesitan ver registros reales de varios meses.
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