Desde su versión 2015, ISO 9001 reemplazó las antiguas "acciones preventivas" por el pensamiento basado en riesgos. La idea es simple: anticiparse a lo que puede salir mal y aprovechar lo que puede salir bien, antes de que ocurra.
Qué pide la norma
La organización debe determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar, planificar acciones para tratarlos, integrarlas en sus procesos y evaluar si fueron eficaces. La norma no exige una metodología formal ni un procedimiento documentado: cada empresa elige el nivel de detalle que necesita.
Paso 1: identificar
Las mejores fuentes son el análisis FODA, los requisitos de las partes interesadas y cada proceso del mapa. Pregunte a los responsables: ¿qué podría impedir que este proceso logre su resultado?
Paso 2: evaluar
Una matriz de probabilidad por impacto es suficiente para la mayoría de empresas:
- Probabilidad: baja (1), media (2), alta (3).
- Impacto: leve (1), moderado (2), grave (3).
- Nivel de riesgo: probabilidad multiplicada por impacto.
Los riesgos con nivel 6 o 9 requieren acción prioritaria; los de nivel 3 o 4, seguimiento; los de 1 o 2 pueden aceptarse.
Paso 3: tratar
Las acciones deben ser proporcionales al riesgo. Las opciones habituales son evitarlo, reducir su probabilidad o su impacto, compartirlo (por ejemplo con un seguro) o aceptarlo de forma consciente.
Ejemplo
Riesgo: dependencia de un único proveedor para un insumo crítico. Evaluación: probabilidad media, impacto grave (nivel 6). Acción: homologar un segundo proveedor antes de fin de trimestre, a cargo de Compras.
No olvide las oportunidades
La norma las menciona junto a los riesgos por una razón: un sistema de gestión también sirve para crecer. Un nuevo segmento de clientes o una tecnología que reduce costos merecen el mismo tratamiento: acción, responsable y plazo.
La matriz de riesgos se revisa, como mínimo, una vez al año y cada vez que cambian los procesos. Una matriz con la misma fecha desde hace tres años es un hallazgo seguro de auditoría.
La matriz de riesgos y oportunidades es uno de los entregables de nuestra implementación de ISO 9001.
