La auditoría interna es el mecanismo con el que la propia organización comprueba si su sistema de gestión cumple la norma y si realmente funciona. Todas las normas ISO de gestión la exigen, y es la mejor preparación posible para la auditoría de certificación.
El programa de auditoría
La norma pide planificar un programa: qué se auditará, con qué frecuencia y con qué métodos. Debe tener en cuenta la importancia de los procesos, los cambios recientes y los resultados de auditorías anteriores. Lo habitual es cubrir todos los procesos al menos una vez al año, y auditar con mayor frecuencia los críticos o los que tuvieron problemas.
Quién puede auditar
Los auditores deben ser competentes e imparciales: nadie audita su propio trabajo. Hay dos caminos: formar auditores internos entre el personal, que se auditan de forma cruzada, o contratar auditores externos. Muchas pymes combinan ambos.
Las etapas de una auditoría
- Plan de auditoría: fechas, horarios, procesos, auditores y criterios. Se comunica con anticipación.
- Preparación: revisión de documentos y elaboración de listas de verificación.
- Reunión de apertura: se confirma el alcance y la agenda.
- Ejecución: entrevistas, observación del trabajo y revisión de registros por muestreo.
- Reunión de cierre: se presentan los hallazgos a los auditados.
- Informe: documento formal con conclusiones.
- Seguimiento: verificación de las acciones correctivas.
Cómo redactar un hallazgo
Una no conformidad bien escrita tiene tres partes:
- El requisito: qué cláusula o procedimiento no se cumple.
- El incumplimiento: qué se encontró.
- La evidencia: el dato objetivo que lo respalda.
Ejemplo: "El procedimiento de compras exige evaluar anualmente a los proveedores críticos. Tres de los cinco proveedores revisados no cuentan con evaluación del último año".
Errores comunes
- Auditar documentos en la oficina y no ir al lugar donde se trabaja.
- Convertir la auditoría en una búsqueda de culpables.
- Hallazgos vagos, sin evidencia verificable.
- No dar seguimiento a las acciones.
Una auditoría interna que no encuentra nada no es una buena noticia: casi siempre significa que se auditó con poca profundidad.
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