La revisión por la dirección es el momento en que la gerencia se detiene a evaluar si el sistema de gestión sigue siendo conveniente, adecuado y eficaz. Bien hecha, es la reunión más útil del año. Mal hecha, es un acta que se firma sin leer.
Con qué frecuencia
La norma pide hacerla a "intervalos planificados". Lo habitual es una vez al año como mínimo. En organizaciones que recién implementan, hacerla cada seis meses ayuda a tomar ritmo.
Entradas obligatorias en ISO 9001
- Estado de las acciones de revisiones anteriores.
- Cambios en las cuestiones internas y externas.
- Desempeño del sistema:
- satisfacción del cliente y retroalimentación de partes interesadas;
- grado de cumplimiento de los objetivos;
- desempeño de los procesos y conformidad de productos y servicios;
- no conformidades y acciones correctivas;
- resultados de seguimiento y medición;
- resultados de auditorías;
- desempeño de los proveedores externos.
- Adecuación de los recursos.
- Eficacia de las acciones para abordar riesgos y oportunidades.
- Oportunidades de mejora.
Otras normas añaden temas propios: ISO 14001, el cumplimiento legal ambiental; ISO 45001, los incidentes y la participación de los trabajadores.
Salidas esperadas
La reunión debe terminar con decisiones sobre oportunidades de mejora, cambios necesarios en el sistema y recursos requeridos. Cada decisión, con responsable y fecha.
Una agenda de dos horas
- Seguimiento de acuerdos anteriores (10 minutos).
- Cambios en el contexto y riesgos (15 minutos).
- Indicadores y objetivos (30 minutos).
- Clientes: satisfacción y reclamos (15 minutos).
- Auditorías y no conformidades (20 minutos).
- Proveedores y recursos (15 minutos).
- Decisiones y plan de acción (15 minutos).
Cómo prepararla
El coordinador del sistema consolida la información en una presentación breve y la envía con unos días de anticipación. La gerencia debe llegar a decidir, no a enterarse.
La mejor evidencia de una buena revisión no es un acta larga, sino una lista corta de decisiones que efectivamente se ejecutaron antes de la siguiente reunión.
Como parte de nuestros proyectos de implementación, acompañamos a la gerencia en su primera revisión por la dirección.
