Una vez que el sistema de gestión está implementado y auditado internamente, llega el momento de que un organismo de certificación independiente lo evalúe. Conocer cómo funciona esa auditoría quita buena parte de la ansiedad y permite llegar bien preparado.
Quién certifica
La certificación la otorga un organismo de certificación, distinto de la consultora que implementa. Conviene elegir uno acreditado por un organismo de acreditación reconocido, para que el certificado sea aceptado por clientes y entidades. Implementación y certificación son servicios separados precisamente para garantizar la imparcialidad.
Las dos etapas
Etapa 1. El auditor revisa la información documentada y verifica que la organización esté lista: alcance, política, objetivos, riesgos, requisitos legales identificados, auditoría interna y revisión por la dirección realizadas. El resultado es un informe con las áreas de preocupación que deben resolverse.
Etapa 2. Unas semanas después, el equipo auditor evalúa la implementación y la eficacia del sistema en el lugar de trabajo: entrevista al personal, observa los procesos y revisa registros por muestreo.
Tipos de hallazgos
- No conformidad mayor: ausencia o falla total de un requisito, o una situación que pone en duda la capacidad del sistema. Debe corregirse antes de otorgar el certificado.
- No conformidad menor: incumplimiento puntual que no compromete al sistema. Requiere un plan de acción.
- Observación u oportunidad de mejora: no es un incumplimiento, pero conviene atenderla.
Lista de preparación
- Auditoría interna completa, con las acciones correctivas cerradas o en curso.
- Revisión por la dirección realizada y con decisiones registradas.
- Registros de al menos dos o tres meses de operación.
- Objetivos con seguimiento actualizado.
- Cumplimiento legal evaluado.
- Documentos vigentes y disponibles en los puntos de uso.
- Equipos de medición con calibración vigente.
- Personal que conoce la política y su papel en el sistema.
Cómo preparar al personal
El auditor conversará con trabajadores de todos los niveles. Recomendaciones simples:
- Responder lo que se pregunta, con la verdad.
- Mostrar la evidencia: el registro, el procedimiento, el equipo.
- Si no se sabe algo, decirlo e indicar quién puede responder.
- No improvisar ni "arreglar" registros.
Durante la auditoría
Designe guías que acompañen a cada auditor, tenga un espacio de trabajo y la documentación a mano. Si no está de acuerdo con un hallazgo, puede sustentarlo con evidencia de forma respetuosa antes de la reunión de cierre.
Después
La organización presenta su análisis de causas y plan de acción para las no conformidades. Aprobado el expediente, el organismo emite el certificado, con vigencia de tres años y auditorías de seguimiento anuales.
Los auditores no buscan una empresa perfecta. Buscan un sistema que detecta sus propios problemas y los corrige.
En QUALYTA ISOS acompañamos a nuestros clientes durante la auditoría de certificación como última etapa de la implementación.
